Guide de sélection d'un programme de gestion de Enterprise Print

Tout en travaillant pour une organisation avec un ministère important courrier de marketing direct, Une fois, j'ai assisté à la suite d'un achat mal informés des imprimantes et des correspondants des programmes de gestion d'impression. Cette société a notamment eu une augmentation drastique de leurs besoins d'impression, de sorte que les appelants shot-sortit aussitôt et dépensé des milliers sur l'imprimante enveloppe vitesse plus grande et la mieux élevée sur le marché.

Malheureusement, l'imprimante est bien plus compliqué que les vieilles imprimantes, et il a besoin d'opérateurs qualifiés pour travailler comme il a été conçu. Finalement, l'imprimante a été cloué au banc et les fiables (si lente) imprimantes ont été appelés juste pour continuer la production.

Bien que cet exemple spécifique met en évidence les pièges, on peut rencontrer après l'achat du matériel d'imprimante, le moral est tout aussi applicable à imprimer logiciel.

Il ya des chances probable que si vous lisez ce guide, vous avez déjà une assez bonne idée de pourquoi votre organisation a besoin d'une solution pour l'impression et les besoins de gestion de sortie. Même si vous êtes conscient de la nécessité, il vous appartient d'examiner exactement comment votre organisation va mettre en oeuvre le logiciel de gestion d'impression, quel problème (s) que vous attendez de gestion d'impression de pointe pour faire face et quelles sont les caractéristiques du logiciel serait le mieux vous aider à atteindre réaliser des solutions à ces problèmes.

Quels problèmes avez besoin du logiciel pour résoudre?

Communication avec l'imprimante - ou son absence - provoque souvent des problèmes pour les utilisateurs finaux, et ces problèmes typiquement couler vers le bas au help desk. Un utilisateur final, par exemple, envoie un document à la file d'attente d'impression, il va récupérer son document à partir du bac de sortie pour constater que le plateau vide. En général, ce processus sera répété dans quelques permutations de novice de dépannage avant que le problème est fixé par l'utilisateur final ou le service d'assistance.

Le temps perdu dans les permutations de dépannage et l'appel help desk peut être évitée si l'imprimante est en mesure de communiquer en retour à son poste de travail avec le statut de la tâche d'impression. Mais avant de spoule d'impression logiciel de gestion (Technologies Plus 'OM Plus gestionnaire d'impression, par exemple) permet à l'imprimante de communiquer avec le poste de travail mutuellement. Cette communication bidirectionnelle permet à l'imprimante de retourner un message d'état à l'utilisateur final, en contournant toute conjecture et en éliminant le temps passé à essayer de diagnostiquer le problème.

Un manque de communication bidirectionnelle entre l'imprimante et l'utilisateur final ou le serveur d'impression est seulement un exemple parmi de nombreux problèmes habituellement traitées par le logiciel de gestion d'impression de pointe. En tant que tel, vous devez être très familier avec le problème d'impression particulière (s) votre organisation est confrontée afin que vous puissiez vous assurer de trouver une solution d'impression approprié de gestion.



Comment la solution de gestion d'impression en œuvre?

Le prochain examen majeur qui doit en informer votre décision est de savoir comment le logiciel de gestion d'impression sera mise en œuvre dans toute l'organisation.

Sur quelles plates-formes de système d'exploitation sera la solution de gestion d'impression en œuvre? Et plus important encore, le logiciel est capable d'interagir de manière transparente sur toutes les plates-formes dont vous avez besoin? Beaucoup de solutions de gestion d'impression des logiciels sont multi-plateforme compatible, mais il ya un peu comme l'OM Plus Suite logiciel de gestion d'impression qui va fonctionner dans des environnements informatiques presque tous.

Un autre point important de la recherche est l'interface du logiciel: Qu'est-ce que l'interface utilisateur? Tout comme dans mon exemple de l'imprimante ultrarobuste que personne ne savait comment faire fonctionner, si une organisation met en œuvre une solution de gestion d'impression qui est compliqué, intuitif, ou le contraire, c'est pas convivial, il peut devenir un paria systémique, boudé par frustrés utilisateurs individuels à une échelle significative.

Certains logiciels de gestion d'impression résout le problème de l'interface utilisateur simplement en opérant au large du serveur d'impression. Cela permet aux utilisateurs finaux d'imprimer comme ils ont toujours fait, sans avoir à traiter avec une nouvelle interface du tout. OM Plus fonctions de ce genre, avec une interface graphique Java côté serveur pour l'administration. Utilisateurs finaux avancés, d'ailleurs, peut encore l'interface avec le logiciel à l'aide d'une application basée sur le Web, aucun logiciel ne doit être installé sur les postes de travail dans toute l'entreprise, en réduisant les coûts de mise en œuvre initiale et la formation.



Quelles autres caractéristiques que vous devriez rechercher?

Un avantage d'un tel système OM Plus est le contrôle centralisé de gestion de la production d'une entreprise entière. Ce n'est certainement pas une caractéristique nécessaire d'une solution logicielle de gestion d'impression, mais quiconque a essayé de diagnostiquer les problèmes qui un morceau de logiciel a travers le poste de travail multiple peut apprécierez le confort et gain de temps grâce à un système de contrôle centralisé.

Une dernière caractéristique, qui est le plus applicable aux organisations qui sont en croissance rapide ou des plans d'expansion dans l'avenir, est l'évolutivité du logiciel de gestion d'impression. Évolutivité implique vraiment beaucoup des points précédents - tels que la fonctionnalité à travers plusieurs systèmes d'exploitation et un contrôle centralisé - depuis organisations ont souvent une croissance organique, l'acquisition de postes de travail et des machines sur une base comme-nécessaire. Une telle croissance flexibilité exigences de son logiciel. Évolutivité également aborder la question de la taille: combien de ministères et les utilisateurs finaux du logiciel sera nécessaire de soutenir? La flexibilité de la charge de l'utilisateur et de la demande est également d'une importance cruciale pour modesl entreprise fluctuante.

Suite à ces points comme des lignes directrices, vous pouvez maintenant prendre des décisions éclairées lors de la recherche pour les logiciels de gestion d'impression. Et prendre des décisions éclairées au cours du processus de recherche est la première étape pour maximiser votre retour sur investissement après avoir enfin la mise en œuvre d'une solution de gestion d'impression.